Présentation
Confrontés à la persistance de méthodes traditionnelles basées sur le papier dans nos accueils, notre projet avait pour ambition de digitaliser et moderniser ces espaces. En mettant en place une infrastructure comprenant des bornes WiFi, des dispositifs de traduction instantanée PocketTalk, et des tablettes, nous avons visé à améliorer l’expérience des usagers tout en optimisant nos processus internes.
Compétences mises en œuvre
- Évaluation des besoins et planification du projet : Analyse approfondie des flux d’accueil pour identifier les opportunités de digitalisation.
- Déploiement de l’infrastructure réseau : Mise en place de bornes WiFi pour assurer une connectivité fiable et sécurisée.
- Intégration de dispositifs de traduction instantanée : Configuration des PocketTalk pour briser les barrières linguistiques entre le personnel et les visiteurs non francophones.
- Mise en service de tablettes pour l’accueil : Sélection et configuration des tablettes pour la gestion des rendez-vous, la saisie des informations des visiteurs, et l’accès à des services en ligne.
Contexte
Les processus d’accueil de notre compagnie d’assurance reposaient largement sur des méthodes manuelles et papier, limitant l’efficience et l’accessibilité de nos services. Dans un effort pour moderniser et améliorer l’expérience client, il était essentiel de passer à une solution plus numérique et interactive.
Analyse
Notre analyse initiale a révélé plusieurs défis, notamment la gestion inefficace des files d’attente, les difficultés de communication avec les visiteurs non francophones, et la lenteur des processus d’enregistrement. Pour y remédier, nous avons envisagé une solution intégrée combinant technologie et mobilité.
Configuration
- Bornes WiFi : Nous avons déployé des bornes WiFi haut débit à travers les espaces d’accueil pour garantir une connexion internet stable pour les tablettes et les dispositifs PocketTalk.
- PocketTalk : Ces dispositifs ont été configurés pour permettre une traduction instantanée et précise, facilitant la communication avec une clientèle internationale.
- Tablettes : Chaque tablette a été équipée d’une application sur mesure pour la gestion des rendez-vous et des visiteurs, intégrant également des fonctionnalités statistiques pour le suivi et l’analyse des flux d’accueil.
Mise en œuvre
La mise en place de cette infrastructure a nécessité une coordination étroite entre les équipes techniques, les fournisseurs d’équipement, et le personnel d’accueil. Des sessions de formation ont été organisées pour assurer une prise en main efficace des nouveaux outils par le personnel. Les tests pilotes ont permis d’ajuster et de perfectionner le système avant son déploiement général.
Conclusion
La digitalisation de nos accueils grâce à l’introduction des bornes WiFi, des PocketTalk, et des tablettes a marqué un tournant dans la manière dont nous interagissons avec nos clients. Ce projet n’a pas seulement permis d’améliorer l’efficacité et la satisfaction client, mais a également contribué à positionner notre compagnie comme un acteur innovant dans le secteur de l’assurance. En outre, l’intégration d’une application de statistiques sur les tablettes nous offre désormais une vision claire et en temps réel des performances de nos accueils, ouvrant la voie à des améliorations continues basées sur des données fiables. Ce projet illustre parfaitement comment la technologie peut transformer les services traditionnels en expériences modernes et inclusives.
